Es habitual que muchas empresas precisen que sus empleados se trasladen fuera de su puesto de trabajo habitual para llevar a cabo tareas profesionales que no podrían desarrollarse de otra manera. Los gastos que genera el personal de una empresa al desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo, para el desempeño de tareas relacionadas con el mismo, se denominan gastos de empresa o gastos de viajes corporativos.
A su vez, dentro de la categoría “gastos de viajes corporativos” se agrupan tres conceptos distintos, relativos a los gastos de locomoción, manutención y estancia. A continuación, se explica en qué consiste cada uno de ellos.
1. Gastos de locomoción:
Los gastos de locomoción comprenden aquellos relacionados con el transporte utilizado por el empleado para dirigirse al lugar donde ha de desempeñar sus servicios. Los medios de transporte que puede utilizar un empleado son varios: vehículo propio, alquilado, transporte público o avión. En función del tipo de transporte que utilice, la empresa desembolsará cantidades distintas.
- Vehículo propio: la empresa habrá de abonar una cantidad tal que cubra el desgaste y consumo del vehículo por el viaje realizado. A los gastos generados de esta manera se les conoce con el nombre de gastos de kilometraje. En algunas empresas será necesario justificar el número de kilómetros mientras que en otras se establece una cantidad fija en concepto de kilometraje mensual.
- Vehículo alquilado: en este caso la empresa abonará todos los gastos que ocasione el alquiler de un vehículo (precio por alquiler, consumo y aparcamiento).
- Transporte público o avión: en este caso la empresa habrá de abonar por el concepto de gastos de locomoción lo que el empleado se haya gastado en los billetes adquiridos.
2. Gastos de manutención:
Los gastos de manutención se refieren normalmente a los gastos generados por el empleado en concepto de alimentación. Las asignaciones para gastos de manutención serán de hasta un máximo de 53.34€ diarios, si se trata de desplazamientos en territorio español, y de 91,35€ diarios si es fuera de dicho territorio.
3. Gastos de estancia:
Los gastos de estancia comprenden los gastos generados por el empleado cuando éste necesite alojarse en un hotel, apartamento u hostal para poder realizar satisfactoriamente su trabajo. Para los gastos de estancia no hay límite legal, se asignará lo que el trabajador justifique mediante facturas.
Gastos exentos de IRPF:
En primer lugar, respecto de los gastos de locomoción, estarán siempre exentas de gravamen las cantidades que la empresa desembolse por dicho concepto independientemente de que el trabajador utilice transporte público o privado, si bien en este último caso estará exenta de gravamen la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, el excedente a partir de esos 0,19€/km sí tributará para el empleado.
En lo que respecta a los gastos de manutención y estancia, estarán exentas las cantidades que la empresa destine a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, cuando se realicen en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del trabajador y del que constituya su residencia, siempre y cuando no se trate de desplazamientos que impliquen una permanencia superior a los 9 meses de duración.
Justificación de los gastos de viajes:
Es necesario señalar la importancia de justificar estos gastos a efectos contables y fiscales. En este sentido, las empresas están obligadas a justificar las cantidades asignadas a los distintos conceptos incluidos en la categoría de gastos de viajes, a efectos de gravamen, sin que puedan ser objeto de deducción, entre otros, los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.
Los conceptos que se incluyen en la base de cotización a la Seguridad Social son los que están por encima de los siguientes límites:
- Gastos de alojamiento en municipio distinto del lugar donde habitualmente desempeñe su trabajo: el exceso del importe justificado.
- Gastos de manutención con pernocta en España, en municipio distinto: el exceso de 53,34 € diario.
- Gastos de manutención con pernocta en el extranjero: el exceso de 91,35 € diario.
- Gastos de manutención sin pernocta en España, en municipio distinto: el exceso de 26,68 € al día.
- Gastos de manutención sin pernocta en el extranjero: el exceso de 48,08 €/día.
- Kilometraje: el exceso de 0,19 €/km.
Por tanto, cuando las cantidades entregadas por la empresa por estos conceptos superen los límites mencionados habrán de incluirse este tipo de retribuciones con la calificación que corresponda (rendimientos del trabajo en el caso de empleados de la empresa) en el modelo 190 sobre declaración Informativa. Retenciones e ingresos a cuenta. Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de rentas. Resumen anual.
En Vega Asesores podemos ayudarle con la correcta gestión de los gastos de viajes corporativos.