El arrendamiento de un inmueble lleva consigo una serie de gastos, tales como suministros, comunidad, IBI, la tasa de basuras, etc. La contabilidad y deducción de estos gastos es distinta en función de quién asume el pago efectivo de los mismos.
Cuando el gasto es asumido por el arrendatario, el arrendador no podrá deducirlo ni tampoco tendrá derecho a realizar ningún registro contable por el mismo. En el caso del arrendatario, si se trata de un empresario o profesional, podrá proceder a la deducción del gasto y lo contabilizará como cualquier otro gasto según su naturaleza.
Cuando el arrendador hace el pago para después repercutirlo al arrendatario se está ante lo que se conoce como suplido (gasto que se paga en nombre de otra persona; la factura vendrá a nombre del arrendatario en este caso). Los suplidos no suponen para el arrendador ni un ingreso ni un gasto, de manera que el registro del pago por parte del arrendador no tendrá ninguna repercusión en su cuenta de pérdidas y ganancias, solo dará lugar al registro contable de los movimientos de tesorería que se produzcan.
Cuando se está ante un suplido, no se incluye en la base de la factura, y no se le aplica IVA ni retención. En este sentido se expresa el artículo 78. Tres. 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido “No se incluirán en la base imponible: las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso del mismo. El sujeto pasivo vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos y no podrá proceder a la deducción del impuesto que eventualmente los hubiera gravado”.
Cuando se esté ante un suplido, el importe total de la factura a nombre del arrendatario se hará constar por el arrendador dentro de la cuenta utilizada para hacer constar los suplidos. El arrendatario por su parte tendrá derecho a su deducción.
Por último, si el gasto es asumido directamente por el arrendador, deberá incluirse en la factura, como parte de la renta abonada. Se puede desglosar e indicar gasto repercutido por el concepto correspondiente, pero dentro de una factura, al igual que la cuota del arrendamiento correspondiente.